少しずつ整えて、育てていくDX

「ロケスタに相談してみよう」から始まったDX

当時、人財企画様ではすでにkintoneを営業支援ツールとして活用していました。
しかし、請求や契約などのバックオフィス業務までは、うまくデジタル化が進んでいませんでした。「システムはあるのに、現場の動きがつながらない」。そんな課題を感じていたときに出会ったのが、ロケスタの伴走支援。ツールを増やすのではなく、“今ある仕組みを整えて、現場に合う流れをつくる” という考え方に共感し、プロジェクトがスタートしました。

対話から始めたDXの“設計図”

ロケスタがご提案したのは、新しいシステムを足すことではありませんでした。
すでにある仕組みを、どうすれば現場の流れに合う形で生かせるか。
そこから一緒に考えることが、最初のひとつのステップでした。
営業と経理、それぞれの担当者と画面を見ながら、日々の動きをひとつひとつ整理していきます。
どのタイミングで手が止まり、どの情報が重複しているのか――。
一見当たり前に見える動作の中に、改善のヒントが隠れていました。
freeeサインやマネーフォワードといった外部ツールも、「便利だから入れる」のではなく、“現場が止まらないために組み合わせる”という発想で設計。
営業と経理の間で分断されがちだった情報の流れが、ひとつの線でつながりました。

kintoneを軸に描いた“人に合う仕組み”

kintoneを基盤に選んだのは、すでに営業現場で定着しており、自分たちで改良を重ねられる柔軟さがあったから。申込書の電子化にはfreeeサイン、請求・会計処理にはマネーフォワードを採用しました。
それぞれのツールを単体で使うのではなく、営業から契約、そして請求までが途切れずつながる“業務の流れ”を描きました。
システムを並べるのではなく、“人の動きに合う流れ”を整える。
そんな感覚で取り組んだプロジェクトでした。

育てる仕組みへ――試行錯誤のその先に

構築の過程では、外部連携ツールの仕様や権限設定など、検証すべきことも少なくありませんでした。けれども、そこにあるのは「どうすれば現場が使いやすくなるか」という共通の視点。人財企画様の営業担当・経理担当、そしてロケスタのメンバーが同じテーブルで議論を重ね、試しながら、仕組みを育てていきました。
“完成させる”のではなく、“使いながら育てる”。
その柔軟さこそが、ロケスタが大切にしているDXのかたちです。

紙も転記もなくなり、請求業務まで自然に流れ始めた

システムが稼働すると、経理担当者の机から紙の束が消えていきました。
請求書の発行時間は、従来の3分の1に。
入力ミスも目に見えて減り、業務全体がスムーズに流れ始めました。
顧客情報をもとに自動で申込書を作成し、そのままfreeeサインで契約締結。
申込内容は請求書アプリに引き継がれ、マネーフォワードへと連携。
手作業で転記する場面はほとんどなくなりました。
さらにすべてのデータを「発注書No」で紐づけたことで、不備があってもすぐに原因を特定できるように。
営業も経理も、同じ番号で同じ情報を見られるようになったのです。
この仕組みづくりの過程は、単に効率を上げるだけでなく、“働き方を見直すきっかけ”にもなりました。
「どうすればシステムにのせられるか」を考える中で、これまでの業務をひとつひとつ整理し直す。
小さな改善の積み重ねが、確かな変化を生み出しました。
そして今も、人財企画様の現場では新しい工夫が育ち続けています。

仕組みを「育てる」感覚が生まれたDX
――株式会社人財企画 管理部様より

導入前は、顧客情報を申込書に転記していたため、転記ミスや確認作業が多く発生していました。
今では、すべての発注内容に重複のない「発注書番号」を発番し、請求書まで自動で連動。
発注書番号をキーに検索すれば、関連データをすぐに確認できるようになりました。
請求書は発注内容をもとに自動転記されるため、入力ミスが減り、業務全体を安心して進められるようになっています。
また、アナログで行っていた工程をシステム化する中で、すべての業務を洗い直し、整理する良い機会にもなりました。
今回の取り組みは、単にシステムを導入して終わりではなく、現場の声に耳を傾けながら、ロケスタの皆さんと一緒に少しずつ形にしていくプロセスでした。
実際の業務を見ながら設計してもらえたことで、私たち自身も“仕組みを育てる感覚”を持てたのが大きかったと思います。

これから：現場で育ち続けるDXへ

導入後は、すべてを一度に使いこなすのではなく、まずは請求書の自動化と顧客情報の連携を安定稼働させることからスタートしました。
私たちロケスタもその運用を見守りながら、「さらに業務を楽にするには？」を人財企画様と共に考え、改善を重ねています。
今後、「請求パターンを増やしたい」「新しい支払形態を取り入れたい」といった変化があっても、kintoneをベースにしたこの仕組みなら柔軟に対応できる設計です。
ロケスタが大切にしているのは、“現場で育つDX”。
仕組みをつくって終わりではなく、使う人とともに成長していくこと。
それこそが、ロケスタのDX支援のあり方です。
人財企画様との挑戦も、これからさらに進化を続けていきます。

■kintone伴走DX

私たちiTanto（アイタント）は、納品（納めたら終わり）という概念ではなく、導入後もお客様に伴走し個社に合わせたDX支援をおこなってまいります。支援を通じて社内浸透が広がり、DX人材が増えていく。DX支援を通してお客様の事業がさらに発展されることを目的として取り組んでいます。
kintone導入後の、さらなる強化・活用についてお困りの方は、お気軽にご相談ください！

＜取材協力＞

株式会社人財企画様
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＜取材＞

株式会社ロケットスタートホールディングス