【伴走支援】kintone(キントーン)の活用のコツは「小さく始めて、育てていく」 案件管理・進捗確認をkintoneで。

kintoneを選び、iTantoと出会う

士業を行うための申請は、必要情報の取得などが行える専業のシステム利用が前提。ただ、そのシステムだけでは進捗管理や業務フローの可視化に伴うコミュニケーションに課題感があります。時任様が以前勤務していた事務所は、案件情報は紙で管理。検索性が低いことに当然、課題感を持っていました。

その経験を通じて業務管理システムを模索。税理士さんや知り合いから耳にしていて選んだのが「kintone（キントーン）」でした。開業してすぐに事務所のスタッフみんなが進捗管理システムを機能的にかつ効果的に利用できるような方法はないか？とネットで調べ、開業前に出会ったのが、iTanto（アイタント）でした。

まずは準備。小さく動かせるアプリを短期間で構築

開業準備段階、時任様自身の時間が限られるため、進捗管理アプリのベースをiTanto主導で構築。まずは「登記受付」と「相続受付」の２つのアプリを構築。お客様から依頼が入ると、このアプリに依頼情報を登録します。そうすることでスタッフ全員に進捗が可視化されます。

同時に登記検索・登録などを行う専業のシステム情報と進捗管理の情報を管理番号で紐付けることで連動し検索性を高めました。更に報酬管理もアプリ化することで売上管理も出来るようにしました。

時任様には、必要な項目は想定してまとめていただいた上で、業務内容やフローの詳細ヒアリングを実施。それを元に、kintone化する上での構成イメージをiTantoから事前にご提案していきました。構築→確認→すり合わせを開業までの短期間で繰り返して実施しました。

いよいよ開業、iTantoとシステムを育てる

開業と同時にkintoneをプラットフォームとしてスタート。スタッフの皆様で利用して運用開始２ヶ月を経過する頃から改善・改修したいポイント(育てるポイント)が見えてきたことで、iTantoへの要望や相談内容もより明確になってきました。

具体的には、当初から作成していた「登記受付」「相続受付」の２つのアプリで進捗管理をする上で、「新築」と「売買他」において管理したい項目が異なることが分かってきました。それぞれに必要なものをより管理しやすく、アプリを分割することで改善しました。

 
本業がお忙しい中、４ヶ月の導入支援の期間中、時任様自ら、ご要望や修正、気兼ねないご相談を頂けたおかげで、TOKITO様のkintoneを一緒に「育てる」ことができました。当初に想定した案件管理アプリから、報酬管理や社内の細かな案件の進捗管理などのアプリまで活用の幅が広がり更に育ち始めています。「創り、改善し、運用していく」という成長サイクルが回り始めています。その後も、ご導入いただいたプラグインの活用のご支援なども行い、構築したアプリを更にブラッシュアップさせていただくご支援も進行しております。 

これからもkintoneが、司法書士事務所TOKITO様の「伝統と革新」を体現する一部になるよう願っております。

■kintone伴走DX

私たちiTanto（アイタント）は、納品（納めたら終わり）という概念ではなく、導入後もお客様に伴走し個社に合わせたDX支援をおこなってまいります。支援を通じて社内浸透が広がり、DX人材が増えていく。DX支援を通してお客様の事業がさらに発展されることを目的として取り組んでいます。
kintone導入後の、さらなる強化・活用についてお困りの方は、お気軽にご相談ください！

＜取材協力＞

■司法書士事務所TOKITO
茨城県つくば市研究学園1-2-2フィヤージュ I 103
TEL　029-875-5991　FAX　029-859-8806
https://tokito-office.com/

＜取材＞

株式会社ロケットスタートホールディングス