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kintone(キントーン)で顧客管理!アプリ設計のポイント

公開日: 2023年12月11日 / 更新日: 2024年02月22日


コラム

kintone(キントーン)で顧客管理!アプリ設計のポイント

プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単にシステムが作成できるkintone(キントーン)。「顧客管理」をより便利にしていきたい、というイメージから、kintoneを使ってみたいな、と検討される方も多いのでは?

ここでは、kintone(キントーン)での顧客管理システムの構築方法を、詳しく解説します!

顧客管理アプリとは?

顧客管理アプリでは、一般的に、法人名や担当者名や連絡先、購入履歴、問い合わせ内容などの様々な顧客情報を一元的に管理し、営業、マーケティング、カスタマーサポート業務の円滑な運用のために管理していることが多いのではと思います。

kintoneでは、顧客管理アプリを自社のビジネススタイルに合わせてカスタマイズすることが可能。これにより、より自社に合った使いやすい顧客管理を実現し、顧客の理解を深め、満足度の向上を図ることができます。

顧客管理アプリの使い方や活用方法を理解し、運用することで、顧客とのコミュニケーションが密になったり、社内での連携が可能になることも。ぜひ上手に活用してみてください! 

kintoneの特徴と顧客管理を行うメリット

ここからは、kintoneの特性と、kintoneで管理する顧客管理のメリットについて具体的に詳しく説明します!使用方法や具体的な操作手順、活用事例などを紹介しつつ、顧客管理アプリの作成のコツを解説したいと思います。
みなさまがよりkintoneを便利に、そして社内での顧客管理をスムーズに且つ、効果的に利用するための、お役に立てればと思います!

データベースとして情報の一元管理ができる

みなさまの会社ではどのように「顧客管理」を行っているでしょうか?ある人はExcel(スプレッドシート)であったり、またある人は自分の手帳であったり…さまざまな方法が考えられると思います。

個人の好きな方法で管理できるメリットはありますが、会社として考えたとき、情報が散乱している状況に気づくのではないでしょうか?

情報が多くなると散乱しがち

kintoneによって、これら散乱した情報を一つのデータベースに集約でき、情報の一元管理が可能となります。全ての社員が必要な情報をタイムリーに把握でき、情報共有もスムーズに。これにより業務の進行や意思決定の精度が大きく向上し、セールス活動やカスタマーサポートの対応の質をより高められるかもしれません。

顧客情報を最新の状態に保ちやすい

kintoneを活用すると、リアルタイムで情報の更新・共有が可能になり、顧客管理の効率が向上します。たとえば、商談の進行状況や新たに入ってきた情報を、各顧客の情報としてリアルタイムに記録することができます。すぐに他の担当者と共有することが可能で、顧客情報を最新に保ちやすくなります。

コメント機能を活用しよう!

さらに、コメント機能を使うことで、情報交換が可能です。情報を更新したときや、相談をしたいときなど、アプリ内にコメントを書き込むことで、各自の情報や意見などが共有でき、社内のメンバー同士のより深いコミュニケーションに役立ちます。

どこからでも情報を確認・修正できる

多様な働き方になった昨今、リモートワークも増え、情報をどこからでも確認・修正できる環境が求められているのではないでしょうか。kintoneで顧客管理を行うと、出張先やテレワーク先でも、インターネット環境さえあれば、スマートフォンやタブレットからリアルタイムに情報を取得し、更新作業をすることが可能です。

どこからでも対応できることで、顧客からの緊急の問い合わせも滞ることなく解消でき、その場で顧客情報を探すことが可能に。スピード感ある対応をすることにより、顧客からの信頼も向上できるでしょう。

kintone(キントーン)で顧客管理アプリを作るコツ

kintoneで作成した顧客管理アプリを、社内でしっかり使ってもらえるシステムにするためには、少しコツが必要です。どう使うべきか、具体的な機能や活用事例を含め、この記事ではkintoneを上手く活用し、顧客管理アプリを作るポイントを具体的に説明します。顧客管理の効率を上げ、日々の業務に役立てることができるかもしれません!

アプリはできるだけシンプルに!

顧客管理アプリをkintoneで作成する際に大切なのは、「シンプルさ」です。複雑なアプリになってしまうと、操作に時間がかかるばかりか、必要な情報をすぐに確認できないため、社内で利用する方のストレスとなります。効率的な顧客管理を実現するためには、アプリ設定をシンプルに保つことが重要です。

顧客情報の入力項目は極力最小限に。煩雑な情報が排除され、必要な情報に焦点を絞ったアプリ構成は、ユーザーが直感的に操作でき、情報が一目瞭然となるため、管理作業の効率化を果たします。

そして、定期的にアプリの見直しを行い、ユーザーの使いやすさやアプリの効果を確認しましょう。kintoneの最大のメリットのひとつが、すぐに改修ができること。これにより、顧客管理はさらに迅速かつ正確になり、ビジネスの効率性も大いに向上します。

まずはスモールスタートでアプリの運用を開始し、アプリ利用後に修正案を集められると、作業効率もあがり、浸透のスピードもあがっていくでしょう。

業務単位にアプリを作ろう

kintoneでは業務単位でアプリを作成することがおすすめです。「営業管理」や「サポート管理」など、業務ごとのアプリ設計により、顧客情報の整理や把握が容易になります。

業務単位でアプリを作成する最大のメリットは、入力する情報が煩雑にならない点。情報に関与しているメンバーが必要な情報だけを管理することができると、浸透もスムーズに。実際のアプリの活用の促進に繋がります。kintoneの利用促進のためにも、ぜひ業務単位でアプリを作成してみてくださいね。

顧客管理アプリの作り方!

ここからは、実際に「顧客管理アプリ」を作成する方法や、より使いやすいアプリにするためのコツを簡単にご説明しますね。

実際に「顧客管理アプリ」を作成してみる

kintone右側のアプリの隣の「+」ボタンから作成していきます。新しくアプリを作成していく場合は、「はじめから作成」を。

ご自身で管理されている紙やExcelの顧客管理リストをもとに、必要な項目を「フィールド」として、どんどんアプリの項目としてドラッグ&ドロップして配置していきましょう。

「アプリ作成」画面では、顧客の基本情報だけでなく、担当する営業メンバーや最新の連絡状況など、幅広い情報の記録が可能です。これにより、全チームメンバーでの顧客情報の共有や一元管理を効果的に進めることができます。

作成したアプリは、後からでも項目の追加や変更が可能です。自社の営業方法や顧客管理の内容を変更した場合もすぐに対応でき、アプリを適時に最適化することが可能に。

利用後も改修をすることを念頭に、アプリ利用者からフィードバックをもらい、より使いやすいアプリにブラッシュアップしていきましょう。

必ず、最後に「保存」を忘れずに。

項目がすべて配置できたら、作成画面の右側にある「アプリを公開」をクリックすれば、ご利用可能になります。とても簡単にアプリ自体の作成ができますよ!

アプリを便利に使いこなす

kintoneで顧客管理をより便利に行うために、「ルックアップ」と「関連レコード一覧」という標準機能について説明します。どちらも、アプリ作成には必要不可欠な機能。アプリとアプリを繋げて、情報を取得し、一元化できる仕組みを作ることができます。覚えるととても便利に運用ができます。

標準機能の活用「ルックアップ」

ルックアップは、アプリ間で情報を共有し参照するための効率的な機能です。この機能を使うことで、例えば顧客情報アプリと商談管理アプリを連携させ、顧客管理番号に基づき商談状況や請求先情報などを一覧表示することが可能となります。これにより、一つ一つのアプリで散らばっていた情報が一元管理され、業務フローがより見やすく、そして理解しやすいものとなります。

また、ルックアップ機能を利用することで、各アプリ間でデータの整合性を保持しつつ、複雑な業務フローも明確にし、業務の効率化と顧客管理の質の向上を目指すことができます。

標準機能の活用「関連レコード一覧」

「関連レコード一覧」とは、レコード詳細画面に「条件に一致したレコード」を一覧表示できる機能です。ほかのアプリ、同じアプリのどちらのレコードも表示できます。例えば、顧客データと案件データを別々に管理している状態で、顧客に紐づく案件データをまとめて見たい場合などに便利です。
引用元:https://jp.cybozu.help/k/ja/user/app_settings/form/related_records/whats_relatedrecords.html

この機能を使うことで、顧客情報の調査や確認作業を大幅にスムーズにでき、顧客への対応も素早く行え、時間を節約することが可能になります。これにより、生産性の向上が期待できます。

他のアプリで管理している情報、例えば指標や予測、訪問履歴などの顧客管理に必要な情報を簡単に取り出すことができ、アプリの詳細情報に表示することができます。

「業務ごとにアプリを作成する」ことがコツであるkintone。
そのアプリ同士を連携したり、必要な情報を結びつけ、表示させるのがこの「関連レコード」という機能です。

「顧客番号」で顧客を管理しよう!

kintoneの強みの一つはアプリ間でデータの関連付けができるところ。例えば、先に説明した、ルックアップ機能や関連レコード一覧機能など。

例えば、案件管理アプリにお客様情報を顧客アプリからのルックアップで登録しておけば、今度は顧客アプリ側で関連レコード一覧機能を使って、そのお客さんで登録されている案件の一覧を表示することができます。

ここで大事なのはルックアップで関連づけるときに顧客名やレコード番号を使わない、という点です。顧客アプリのレコードごとに他のレコードと重複禁止かつ入力必須の「顧客番号」フィールドを作成して管理するのが得策です。

ユニークキーはどうして必要?

ユニークキーとは他のレコードと重複禁止かつ入力必須のフィールドのことですが、どうして「顧客番号」のようなユニークキーが必要なのでしょうか?

例えば先ほどご紹介した案件管理アプリの運用を考えてみましょう。

「顧客名」をキーとして、顧客マスタからルックアップした場合に問題が発生するのは同じ名前のお客様が複数存在する場合。会社名だともしかしたら頻度は少ないかもしれませんが、例えばBtoBではなくBtoC型ビジネスの場合お客様は個人名となるかと思います。その際に重複は十分あり得ます。

顧客名をキーにするとトラブルのもと

「顧客名」が重複している状態で関連レコード一覧機能を使った場合、名前は一緒だけど実際は違う複数のお客様の案件情報が表示されてしまう結果になってしまいます。

このような状態を避けるために「顧客名」ではなくユニークキーでルックアップするのが得策といえるのです。

顧客番号や顧客IDで管理するのがベター

「レコード番号」をユニークキーにしないほうがいい理由

さて、ここまで読んで勘の良い方はお気付きかもしれませんが、レコード番号ってユニークですよね?つまり他のレコードと絶対に重複しない上に、レコード番号は必ず採番されます。

ただし、レコード番号をルックアップキーにする際には注意が必要。

レコード番号はkintone側の都合で順番に採番されるものですが、レコードを一旦削除すると同じレコード番号は同じアプリでは発行されません。

例えば顧客アプリと案件アプリがレコード番号で紐づいているとします。何かの事情があって顧客アプリと案件アプリを別に作り直さないといけないとなった場合、当然今あるデータはそのまま移行したいはず。

というわけで顧客アプリと案件アプリ両方のデータをCSVデータに書き出して、まずは新しい顧客アプリにCSVから書き込みをするのが通常の流れ。

ここまではいいのですが、いざ、案件アプリのデータを登録しようとした際、案件アプリのデータには顧客マスターと紐づけるための橋渡しの存在としてレコード番号が登録されています。

でも、上記のCSVから顧客アプリのデータを書き込んだ段階で、以前の顧客アプリとはまったく無関係のレコード番号が顧客アプリのデータには発行されてしまっています。

そうなると、案件アプリのレコードをCSVから読み込む際に、それぞれのレコードを新しい顧客アプリのどのレコードと関連づけたらいいのかkintone側で判断がつかなくなってしまうので、データの移行がスムーズにいきません。

目視で会社名を称号しつつ、ルックアップを全部やり直さなければいけなくなりますが、もしユニークな「顧客番号」でルックアップされていれば、こうした問題を避けることができるのです。

上記は一例ですが、長期的に考えた場合、レコード番号をユニークキーに使うのではなく「顧客番号」を採番して運用するようにしましょう。

kintone をデータベースとして使う際に覚えておきたい点は「kintoneをデータベースとして使うために構造を知ろう!」の記事も是非参考にしてください。

顧客番号の管理には自動採番プラグインが便利!

自社ならではの「顧客番号」にしていきたい場合は、Attazo+「自動採番」プラグインを使うと便利です!
連続での数字の採番だけでなく、文字列や日付を組み合わせることも可能。


<事例>
ロケットスタートの顧客番号採番をする場合

RS(会社の略称頭文字)+日付+連番=RS231201001

また、連番をリセットするタイミングを指定することもできるので、毎年連番をリセットすることにより、年間の登録数の管理などをわかりやすくすることも可能です。

より便利な使い方やコツ

顧客管理アプリができたら、より使いやすくなるコツを少しお伝えいたします。
アプリが探しやすくなったり、時間を効率的に使えるようになるかと思うので、ぜひ試してみてください!

1.kintoneの「スペース」を作成

kintoneの「スペース」という機能はご存知でしょうか?「スペース」とは、チーム単位でアプリやコミュニケーションを集約できる便利機能。

例えば、「事業部」「役職」「プロジェクト」といった単位でのスペースを作成し、そのなかで使われるアプリをまとめ、活用していくことができます。

事業部で使う顧客管理アプリをスペース内に保存することにより、より見つけやすくなり、アプリを探す手間も削減。新人の方や異動者が来た場合も、そのスペースに招待することで、業務で利用するアプリをすぐ把握することができます!

「スペース」の作成方法はとても容易です。「kintoneのTOPページの右側にあるスペース」の「+」ボタンを押すだけで作成でき、スペース名や概要を入力して利用開始できます。ぜひ便利機能のひとつとして使ってみてくださいね。

2.顧客検索をする際に、便利になるプラグイン、Attazo+「簡易検索+」

kintoneの標準機能のみの場合、検索窓に少し物足りなさを感じることも。特に顧客管理情報から、お目当ての情報を見つけたいとき、もっと工数を少なく、ぱっと情報を見つけたいところです。

そのような時に、オススメなのがAttazo+の「簡易検索+」というプラグイン。

Attazo+「簡易検索+」を使って検索を便利に!

アプリの詳細画面上部に検索項目を最大6つまで配置することができるため、検索までのステップを減らして、探したい情報を絞り込めるようになります。

顧客管理アプリでは、「都道府県」「担当者」「会社名」など人によって、使いたい検索窓は様々。少しでも使う方々に「便利になった」と実感してもらい、アプリの利用が浸透するように、Attazo+「簡易検索+」を使ってみることがおすすめです!

kintone(キントーン)で顧客管理!まとめ

kintoneでの「顧客管理」の方法やコツについてご紹介しましたが、イメージはつかめたでしょうか?重要なポイントは、どのアプリ作成時にも共通しますが「項目を精査し、詰め込みすぎないこと」そのために、業務単位でアプリを作成すること。

顧客管理アプリも、必要な情報を最低限のフィールドを作成し、入力する方の負担が軽減するようにまずはスモールスタートしてみましょう。より柔軟にアプリ修正ができることが、kintoneのメリット。まずはアプリを使用し、その後の修正をしながら、より使いやすいアプリにしていきましょう!

他にもkintoneの便利な機能をご紹介した記事を書いています。是非参考にしていただけると嬉しいです。

▶️kintone(キントーン)のアプリアクション機能とは?アクションボタンでデータをそのままコピー入力!

kintone(キントーン)で顧客管理に困ったら、プロに相談して進めよう

kintoneを活用して、「顧客管理アプリ」を作成してみたいと思ったら、専門知識を持つプロにぜひ相談してみましょう。現在、kintoneの公式サイトでも「パートナー」としてkintoneの伴走支援、サポートをしている企業や法人のご紹介がされています。専門知識と技術を有するプロの視点やアドバイスは、kintoneの活用を推進し、結果、kintoneの社内浸透のスピードもアップしていくこと間違いなし。無料でカウンセリングを行っているパートナーも。ぜひ気軽に一度相談してみましょう。

DX伴走支援サービス「iTanto」にお気軽にご相談ください

kintoneの活用に困ったとき、プラグインや連携サービスや開発のご相談も、ぜひ一度iTantoにご相談ください。我々iTantoは、kintoneの標準機能を最大限に使いながら、社内浸透の方法や業務フローの再構築のサポートなども支援しております。

基本的な方針としては、まずは標準機能のフル活用。より便利に使いやすいkintoneにするための「プラグイン」を。そして、お客様のご要望に応じた「連携サービス」の選定も一貫してご提案いたします。

我々の知識と経験を活用し、お客様の現在のご状況や今後のご希望をしっかり丁寧にヒアリングし、個社にそれぞれに対応したサポートを心がけております。kintoneの社内活用や浸透をはかるパートナーとして、iTantoはあなたのビジネスを全力でサポートします。

無料セミナーも実施しております

iTantoではkintoneの導入や運用強化を考えている皆様へ向けて、定期的に無料で参加できるオンラインセミナーを実施しています。kintoneの知識をより深く理解でき、さらに便利に活用できるように、kintoneの使い方はもちろん、プラグインをご提供されている会社のご担当者さまと一緒により活用の幅を拡げる知見のご紹介などをお話しております。ぜひ、参加を検討いただければと思います!

セミナーの詳細はこちらから!

よくある質問

<kintoneについて>
kintone導入を検討中の皆様への「よくある質問」をまとめました。

Q:kintoneとはどのようなシステムなのでしょうか?
システムやプログラムの知識がなくても、「アプリ」という業務システムが作れるノーコードのクラウドサービスです。社内で使われるエクセルやスプレッドシート、紙での申請や承認などをまとめられ、データベースとして蓄積できることが特徴です。

Q:kintoneの「ライトコース」「スタンダードコース」の違いは何ですか?
一番大きな違いは外部サービスとの連携、プラグイン、および拡張機能の利用の可否です。スタンダードコースでは、外部サービス・プラグインの拡張が可能ですが、ライトコースでは連携することができない仕様となっております。その他、アプリやスペースなどの作成数の違いがございます。

Q:kintoneを試してみることは可能でしょうか?
kintoneでは、30日無料お試しを実施しております。期間内、すべての機能を利用可能。アプリを作る、作ったアプリを使ってみて操作性を実感してみてください。また、構築した環境は契約時、そのまま引き継ぐことが可能。すでにお試し中の方もぜひ一度iTantoまでご相談ください。 

kintoneの料金プランについてはこちらの「kintone料金プランは?」の記事も参考にしてみてください!

<iTantoについて>
iTantoについて「よくある質問」をまとめました。

Q:導入支援の内容は具体的にどのようなことを指していますか?支援内容を教えて下さい
アプリ作成、顧客のkintoneやアプリへのアドバイザリーなどを行っています。またアプリ作成のみに留まらず、運用面まで考え、サポートをいたします。単純にアプリを作る、kintoneを整えるのみではなく、お客様がkintoneを「活用していく」ことが重要だと考え、どうすれば「運用・活用」ができるのか、一緒にご相談しながら、構築していきます。

Q:導入支援を契約する会社はどのような悩みや相談が多いですか?
すでにkintoneをご契約されているお客様も、これからkintoneを導入されるお客様もどちらもいらっしゃいますので、ご安心ください。

<kintoneご導入済み> ご導入後、思い描く運用が進まずにご相談をいただくことが多いです。「こうしたい」といったご希望・ご要望をお伺いしながら、実際のkintoneの設定やアプリの構成についてなどご相談を受けることが多いです。

<kintone未導入>現状の課題感を解消するためにご相談をお受けすることが多いです。「外出先でもシステムをスマホから利用できるようにしたい」「ペーパレス化したい」「現状利用中のシステムの社内活用が進まない」

・・などといった業務効率化や社内運用の推進などのお悩みをお持ちでいらっしゃるため、解消方法などからご相談を承っております。

ROCKET START 株式会社ロケットスタートホールディングス

私たちロケットスタートは、お客様が思い描く「働く人がしあわせになる未来」を実現するために、人×ITによる『伴走HDX』で、お客様の事業をサポートしている会社です。人材採用、ホームページの制作、業務のITクラウド化支援などあらゆる方面でお客様をサポートいたします。お気軽にご相談ください!<お問い合わせはこちらから>

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