公開日: 2024年03月15日 / 更新日: 2024年04月05日

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不採用メールの書き方：押さえておきたい注意点を例文付きで解説！

人材募集に対して応募があるのは採用する企業側にとっても本当に嬉しいことです。とはいえ、採用をするかしないかの判断はその後長期的に影響があるとても大切なものです。場合によっては不採用という決定が必要になる場合もあります。

せっかく応募してくださった方に不採用の通知を送るという作業は神経を使うものです。特に初めて不採用メールを送らなければならないという採用担当者の方は、そもそもどういった文面にすればよいのか悩みますよね。

この記事では具体的な例文を交えながら、不採用メールを送る際に注意したい点や最低限押さえておきたいポイントなどを解説していきたいと思います。

不採用メールで最低限押さえておきたいポイント

まず最初に不採用を求職者の方に伝える際に必ず押さえておきたいポイントを見ていくことにしましょう。

必ず採用なのか不採用なのかを伝える必要性がある

まず原則的なこととして応募してくださった求職者の方に対して、必ずどこかのタイミングで採用なのか不採用なのかを、はっきりと伝えなければなりません。
応募してくださった方も仕事を一生懸命探している求職者の身です。採用結果に応じて次の就職・転職活動ステップが決まる場合がほとんど。

採用する場合でも不採用とする場合でも、求職活動や転職活動されている方に配慮して、可能な限り早いタイミングではっきりと結果を伝えることが親切です。
不採用であっても、もし不採用通知を行わないなら、求職者の方が困ってしまいます。また不誠実であるという印象も与えかねません。

不誠実な対応をする企業であるというマイナスなイメージが例えばSNSや口コミなどで広まってしまうと今後の採用活動に影響があるかもしれませんので、常に誠実な対応を心がけましょう。

不採用メールを送るタイミング

さて、不採用メールを送るタイミングですが、先述したようにできるだけ早く通達することが親切です。不採用の場合は特に、求職・転職活動中んぼ求職者の方は次の募集を見つけて応募する必要があります。

可能であれば面接から３日以内、どんなに遅くても１週間以内には採用なのか不採用なのかの連絡をするようにしましょう。
応募書類を郵送して通達する必要がある場合には郵送にかかる時間も考慮に入れてあげると、なお親切です。

不採用の通知方法

不採用の通知方法ですが、メールやSMS、電話の他に書面にて郵送するなどの方法があります。募集の際には大抵メールアドレスや電話番号などの連絡先を頂きますので、頂いた連絡先に連絡しましょう。

電話やZOOMなどのビデオ通話で伝えるという選択肢もありますが、電話やビデオ通話だと後々「いった・いわない」の問題が出てくる可能性があります。そのため、メールで通達するのがベストです。

何かの理由で応募者との連絡がなかなか取れない状況でも、必ず何かしらの手段で採用結果を通知する必要があります。

まれなケースではありますがメールやSMSなど、他の手段ではどうしても連絡が取れないことがあります。そうしたケースでは電話で採用結果を通知する必要があるかもしれません。

面接にて採用または不採用をはっきり通達した場合

採用面接の際にすでに採用、不採用が決まる場合もあります。面接の際にはっきりと結果を応募者の方に通達するケースもあるかもしれません。面接の際には求職者の方にはっきりと採用結果を通達した場合は、必ずしも後日にメールや電話で通知する必要はありません。

ただし、大抵の場合は面接の段階で採用、不採用を決めないケースがほとんどだと思います。このように一旦持ち帰って社内で検討してから採用、または不採用を決める場合、必ず後日採用結果を連絡しましょう。

不採用理由に触れる必要はない

不採用になったからには何かしらの理由があるかと思います。それでも、不採用メールにおいて不採用理由に触れる必要はありません。もっともな理由があって不採用と判断されるわけですが、その理由を応募者に説明する義務はありません。

ただ状況によっては親切心から不採用理由を伝えたいと感じる場合もあるかもしれません。その場合は、今後の本人の就職活動や転職活動に役立つように、具体的にスキル面で求められている事柄や業務に対する姿勢・取り組み方における改善点を伝えると良いでしょう。

メールに書かないとしてもNGな不採用の理由

人事担当者の方は皆さんはご存知のように、年齢・性別・居住地・国籍を根拠に不採用にする、ということは労働基準法によって禁じられています。

例えば、力仕事の募集があったとします。その募集に女性の方が応募してくださった場合に女性であるという理由で不採用とすることはできません。また遠隔地から応募してくださった方を、交通費がかかるからという理由で不採用とすることもできません。

これは不採用メール以前の段階で最低限覚えておきたい点ですので、募集をかける段階から意識するようにしましょう。

面接がうまくいかなかった場合

面接がうまくいかないケースというのが稀にあります。例えば、求職者の方の態度が明らかに悪かった場合などです。

こうしたケースではお互いに気分を害してしまってもう二度と連絡を取りたくないという気持ちがあるかもしれませんが、この場合でも採用結果をきちんと通知する必要があります。

人材紹介会社や派遣会社への通知

人材紹介会社や派遣会社を通した求人活動の場合、事前に候補者のスキルシートをもらうことがほとんどです。そのため、書面上で企業側の採用要件と候補者のスキルが合致しているという前提で面接がなされます。

人材紹介会社や派遣会社からの紹介を受けたあと面接した結果、候補者のスキルと求人要件がうまく合致していなかった場合には、具体的にどのスキルがマッチしなかったかを明確にした上で人材紹介会社や派遣会社に共有すると良いでしょう。

人材紹介会社や派遣会社を通して募集しているケースでは、今後も継続して要件に合致する人材を紹介してもらいたいはず。具体的にどのスキルがマッチしなかったのかを明確にすることで、次回以降、紹介してもらえる候補者と自社の人材要件とのマッチング度合いを高めていくことができます。

同時に候補者とのミスマッチが発生するケースでは、募集側の人材要件が曖昧なケースも多いため、これを機会に人材要件を見直してブラッシュアップしてみましょう。

不採用通知メールの書き方

さて、ここまでで、不採用通知に関して基本的に押さえておきたいポイントをみてきました。ここからは具体的な不採用メールの書き方をご紹介していきたいと思います。

不採用メールは会社の公式メールで会社を代表するもの。また、応募してくださった求職者の立場や気持ちにも配慮した文面にしていきたいものです。
そのために押さえておきたい不採用メールの書き方を見ていきましょう。

件名で採用に関する内容であることを明確にする

求職者の方が件名を見れば差出人と採用結果に関する通知であることがはっきりとわかるような件名がベスト。例えば【選考結果のご連絡】などといったシンプルかつ明確な件名を選びましょう。

特に就職活動中あるいは転職活動中の求職者は転職エージェントだったり、他の応募先であったりと色々なところから大切なメールをやり取りしている可能性が高いです。確認しなければいけないメールの件数が多ければ多いほど、見落としの危険も大きくなります。

ぱっとみて採用結果であることと企業名がはっきり分かるような件名であれば、見落としたり、他のメールに埋もれたりする可能性が低くなります。

不採用の理由について触れる必要はない

不採用理由に触れる必要はありません。

「厳正な選考の結果、今回は採用を見送らせて頂きます」「厳正な選考の結果、今回はご希望に沿えない結果となりました」などといったシンプルかつ明確な表現を使うようにしましょう。

言葉遣いや文面に気を配る

不採用通知は会社公式のメールとなります。会社を代表しているということを意識してフォーマルな文面になるようにしましょう。

求職者の立場に配慮して丁寧な言葉遣いをすることはもちろん必要ですが、気を遣いすぎて採用結果が曖昧になるほど婉曲的な表現にならないようには注意したいもの。

丁寧であると同時に端的な表現を使いましょう。

謝意を伝える

今回は不採用という判断になったとしても募集に対して応募してきてくださったというのは本当にありがたいことです。また面接したのであれば、面接のためにわざわざ時間を作ってくださったということでもあります。

それで、応募してくださったことや面接してくださったことへの感謝を伝えるようにしましょう。

メールアドレスと宛名は入念に確認

不採用メールを送る際は宛名とメールアドレスを入念にチェックするようにしましょう。メールの利点はテンプレをコピペして効率的に文章を作成できる点ですが、他の求職者の情報が残ったままコピペしてしまうことがないように注意しましょう。

また、メールアドレスを間違えてしまうと個人情報の漏洩にも繋がりかねません。

特に一度に複数人の方が同じ募集に応募してくださった場合には宛先とメールアドレスにミスがないかどうか、いつも以上に注意する必要があります。

応募書類の取り扱いについて

不採用メールを送る際に、結果が不採用であっても応募書類の取り扱いについてきちんと説明があるならば求職者の方も安心です。応募書類には住所や電話番号、メールアドレス、性別や年齢といった個人情報がたくさん含まれているからです。

応募書類を破棄する場合でも、応募書類を返却する場合でも会社のプライバシーポリシーに沿って、応募書類の取り扱い方法を明確に記載しましょう。

テンプレ：不採用通知メールの例文

それでは実際の不採用通知メールの例文を見ていくことにしましょう。「書類選考の後に不採用と判断した場合」と「面接の後に不採用と判断した場合」それぞれで例文をご紹介します。

応募種類を返却する場合としない場合で、応募書類の扱いに関する記述も変わってきますのでその部分もポイントです。

例文を使う場合の注意点

メールを使うことのメリットのひとつはコピペしやすいということです。一方でコピペすることで、該当の求職者の方には相応しくない内容になってしまうこともあります。

さらには、他の求職者の情報が残ったままコピペしてしまったりするなら個人情報の漏洩にもつながってしまいます。

例文を参考にして頂く際に、このような問題が発生しないよう、メール送信前に必ず内容をダブルチェックするようにして下さい。

書類選考の後に不採用と判断した場合（返却書類がある場合）

件名：【選考結果のご連絡】株式会社〇〇〇〇（会社名）
〇〇 〇〇様（応募者の氏名をフルネームで記載）

株式会社〇〇〇〇、採用担当の△△でございます。

この度は、弊社求人へご応募頂きまして、誠にありがとうございました。
さて、書類選考の結果についてですが、厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿えない結果となりました。

なお、お預かりした応募書類につきましては、履歴書に記載されておりますご住所に郵送にて返却いたします。

末筆になりますが、〇〇様の今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。

書類選考の後に不採用と判断した場合（返却書類がない場合）

件名：【選考結果のご連絡】株式会社〇〇〇〇（会社名）
〇〇 〇〇様（応募者の氏名をフルネームで記載）

株式会社〇〇〇〇、採用担当の△△でございます。

この度は、弊社求人へご応募頂きまして、誠にありがとうございました。
さて、書類選考の結果についてですが、厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿えない結果となりました。

なお、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。

末筆になりますが、〇〇様の今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。

面接の後に不採用と判断した場合（返却書類がある場合）

件名：【選考結果のご連絡】株式会社〇〇〇〇（会社名）
〇〇 〇〇様（応募者の氏名をフルネームで記載）

株式会社〇〇〇〇、採用担当の△△でございます。

この度は、弊社求人へご応募頂きまして、誠にありがとうございました。
また、先日はお忙しい中、面接にご足労頂き、誠にありがとうございました。

さて、選考の結果についてですが、厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿えない結果となりました。
なお、お預かりした応募書類につきましては、履歴書に記載されておりますご住所に郵送にて返却いたします。

末筆になりますが、〇〇様の今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。

面接の後に不採用と判断した場合（返却書類がない場合）

件名：【選考結果のご連絡】株式会社〇〇〇〇（会社名）
〇〇 〇〇様（応募者の氏名をフルネームで記載）

株式会社〇〇〇〇、採用担当の△△でございます。

この度は、弊社求人へご応募頂きまして、誠にありがとうございました。
また、先日はお忙しい中、面接にご足労頂き、誠にありがとうございました。

さて、選考の結果についてですが、厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿えない結果となりました。
なお、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。

末筆になりますが、〇〇様の今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。

まとめ

さて、不採用メールを送る際の注意点や不採用メールの書き方について見てきましたが、いかがだったでしょうか？せっかく応募してきてくださった以上、気持ちよくやりとりしたいものです。

不採用であっても不採用通知をきちんと送らないなら、不誠実であるという印象を与えかねません。

手軽に情報が拡散する時代ですので、不誠実な対応をする企業であるというマイナスなイメージはSNSや口コミなどで簡単に広まりやすい時代といえます。

そのようなマイナスなイメージが広まってしまうなら今後の採用活動に影響があるかもしれません。採用自体が難しくなってきていますので、応募してくださった求職者の方にはできるだけ良い印象をもって頂きたいものです。

また「今回は残念ながら不採用」ということになっても将来的にまた何かのご縁があるかもしれません。一旦は不採用としたもののこちらのほうで是非その方に働いて頂きたいというタイミングもあるかもしれません。

一度の応募も大切な出会いの一つです。一つの不採用通知でも、ひとつひとつを丁寧に、そして誠意を持って取り組んでいくなら、それが会社全体の姿勢となってプラスの積み重ねになっていくに違いありません。

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