入力から会計までを止まらない業務へ【DX導入支援：iTanto伴走支援事例】

会計業務の見直しから始まった今回の取り組み

現場では、月末や支払時期になると、会議の出欠情報を確認しながら交通費を整理し、その内容を別のExcelや会計処理用のデータへ移し替える作業が発生していました。

一覧を見て金額を確認し、別の表に入力する。

同じ情報を何度も見直しながら進める、丁寧さが求められる作業です。

一方で、こうした業務は他の対応と並行して行う必要があり、確認に十分な時間をかけきれない場面も少なくありませんでした。
一般的な会計システムの検討も進められていましたが、「労働組合」という運用にそのまま当てはまるものは見つからず、既存のやり方を活かしながら、進め方そのものを整える必要がありました。

こうした状況の中で生まれてきたのが、「今のやり方を大きく変えるのではなく、もっとシンプルにできないか」という視点です。

その中で今回ロケスタにご相談いただいたのが、会計業務の見直しでした。
たとえば、

・単組（各組合）の情報を整理して管理したい
・交通費の申請を紙ではなくオンラインで行えるようにしたい
・会計ソフトにそのまま取り込める形でデータを扱いたい

といった、日々の業務に直結する内容です。

私たちはまず、こうしたご相談内容をもとに、現在の業務の流れを一つひとつ整理していきました。
その中で見えてきたのは、それぞれの業務はきちんと機能している一方で、業務と業務の間で、情報をつなぎ直す作業が発生しているという点でした。
個別に整えるだけでは、このつなぎ直しはなくなりません。
だからこそ、個々の業務を最適化するのではなく、最初から最後までを一つの流れとして見直す必要がありました。

業務を分けたまま、流れとしてつなぐ設計

私たちが最初に考えたのは、会議の出欠、交通費の申請、承認、支払、会計処理といった業務を、どのように一つの流れとしてつなげるかという点です。

そこでまず、今の業務の進み方を整理し、どのタイミングで手作業が発生しているのかを一緒に確認していきました。

すると、それぞれの業務はきちんと行われているものの、途中で情報を見直したり、別の表に移し替えたりする場面があることが見えてきました。

この状態を解消するために、それぞれの業務を無理にまとめるのではなく、入力した情報がそのまま次の工程に流れていく形に整えることを目指しました。

会議出欠から交通費までを一つにつなぐ

まずは、会議に関する情報の流れから整えました。

会議の予定や参加者を管理するためのアプリを用意し、「誰が・いつ・どの会議に参加したか」をひとつの場所で把握できるようにしています。

出欠の登録はWebフォーム（FormBridge）で行い、入力時には自分の所属する単組や参加する会議を選択できるようにしました（kViewerを活用）。

これにより、入力の手間を減らしつつ、情報のばらつきを防いでいます。

交通費の申請には、ロケスタが提供している「スパッ！と 経費精算 with 駅すぱあと(*)」を活用。
会議の出欠情報とひもづけて申請できるようにすることで、「参加情報」と「交通費」を一つの情報として管理できるようにしました。

また、これまで紙で行っていた承認作業も、kintone上でそのまま確認・承認できる形に変更しています。

(*)「駅すぱあと」はヴァル研究所に帰属の登録商標です。
また本サービスはヴァル研究所が提供および協賛等するものではありません。

さまざまな申請を、支払までスムーズにつなぐ

交通費だけでなく、請求書や出張旅費など、さまざまな申請をまとめて支払につなげる仕組みも整えました。

各申請の情報は一度kintone上に集約され、単組ごと・期間ごとに整理された状態で支払処理に進めるようにしています。

この整理にはkrewDataを活用し、複数の申請データをまとめて扱えるようにしました。

これにより、これまで必要だった「あとからまとめる」「確認しながら整える」といった作業が不要になり、必要な情報がそろった状態で支払処理を進められるようになっています。

また、請求書や送金通知書などの帳票は、PrintCreatorを使ってkintone上で作成できるようにしました。

Excelで個別に作成していた作業をなくし、同じデータをもとにそのまま出力できる形にしています。

アプリは増やすのではなく、役割ごとに分ける

今回の取り組みでは、交通費や請求書の申請を行うアプリと、支払状況を管理するアプリを新たに構成しています。

ただ、目的はアプリを増やすことではありません。

それぞれの役割に分けたうえで、入力された情報が自然に次の工程へ流れていくようにつなぐこと。
その結果、「入力 → 承認 → 支払 → 会計処理」までが一つの流れとしてつながりました。

なぜkintoneを選んだのか

今回の仕組みづくりでは、kintoneを基盤としています。
理由は、今回の業務の特徴にありました。

会議の出欠、交通費の申請、承認、支払、会計処理といった流れは、ひとつのシステムで完結させるというよりも、いくつかの工程がつながって成り立っています。
そのため、特定の業務だけを効率化するのではなく、それぞれの業務を役割ごとに分けながら、データとしてつなげていくことが重要でした。

kintoneは、必要な単位でアプリを分けて構成できる一方で、それぞれのデータを連携させやすい特徴があります。

今回のように、

・出欠の情報がそのまま交通費につながる
・申請データがそのまま支払処理に使われる

といった流れをつくるうえで、無理なく設計できる点が大きな理由でした。

また、運用しながら自分たちで少しずつ改善していける柔軟さもあり、「一度つくって終わりではなく、育てていく仕組み」としても適していました。

使える状態に整えるための試行錯誤

今回の取り組みで特に難しかったのは、さまざまな経費の情報を、最終的に支払処理まで無理なくつなげることでした。

会議に参加した際の交通費や、取引先からの請求など、扱うデータの種類やタイミングはそれぞれ異なります。

さらに、単組ごとにまとめて支払いたいという要件もあり、それぞれの情報をどのように整理すればスムーズに支払処理までつなげられるのかを検討する必要がありました。

単純に仕組みをつくるだけでなく、実際の運用として無理なく回る形にすること。
そのために、全体の流れや構成はiTantoチームで何度も見直しを重ねています。
また、設計した内容をそのまま当てはめるのではなく、実際の業務の進め方に合わせて、入力方法や承認の流れも細かく調整していきました。

入力する人にとって負担が大きくならないか、承認する側が迷わず判断できるか、支払処理の際に確認しやすい形になっているか。
こうした点を一つひとつすり合わせながら、日々の業務の中で自然に使い続けられる形へと整えていきました。

さらに、使い始めてから見えてくる改善点についても、その都度ご相談をいただきながら、一緒に見直しを重ねています。

iTanto（アイタント）では、アプリを設計することにとどまらず、運用そのものをどう整えていくかまで含めて支援していることも、今回の取り組みの特徴です。

確認に集中できる業務へ

導入後、最も大きく変わったのは会計業務の進め方でした。
これまでは、出欠や交通費の情報をもとに、別の表へ入力し直す作業に多くの時間がかかっていました。
設計後は、入力された情報がそのまま支払処理や会計に使われるため、こうした作業はほとんど発生しなくなっています。
その結果、作業時間は大きく減り、これまで時間を取られていた対応に余裕が生まれました。

また、手作業での入力が減ったことで、ミスが起きる可能性そのものが少なくなり、確認にしっかり時間を使えるようになっています。

たとえば、

・申請された交通費の内容が規定に合っているか
・会議の参加実績と申請内容に齟齬がないか
・支払金額に抜けや重複がないか

といった点を、落ち着いて確認できるようになりました。

「間違いがないか」を追い続けるのではなく、内容をしっかり見て判断できる状態へ。

この変化は、担当者だけでなく、組織全体の安心感にもつながっています。

さらに、日々のやり取りの中にも変化が見られるようになりました。
「これもkintoneで管理できそうですね」
そんな会話が少しずつ増え、業務をデータとして捉える意識が広がり始めています。

お客様の声

全日本自治団体労働組合 大阪府本部　総務部長兼財政部長　武田 和 様

今回の取り組みは、振り返ると「昭和の勘とコツから、令和のデータ社会への意識革命」だったと感じています。
もともと、業務を見直したいという思いはありましたが、何から手をつければいいのかが見えず、具体的なイメージを持てずにいました。

そんな時、自治労ITセンターからロケスタさんを紹介いただいたんです。
複数の会社からお話を聞いた中でも、私たちの組織の特性やITの浸透状況をすぐに理解していただき、全体の進め方まで含めた提案をしてもらえたことが印象に残っています。

特に驚いたのは、設計の内容を口頭でお伝えしただけで、かなり具体的な形にして提示していただけたこと。
完成形が見えたことで、「ここまでできるんだ」とイメージが一気に広がり、細かい調整にも前向きに取り組めるようになりました。

また、進める中でも無理に急がされることはなく、状況に合わせてサポートしていただけたので、安心して進めることができました。

ロケスタさんは、一言でいうと「優しく導いてくれる、イマドキの先生」という印象ですかね（笑）
これからは、会計業務だけでなく、さまざまな業務をデータとして整理し、活用できる形に整えていきたいと考えています。

日々の業務とともに進化していく仕組みへ

現在は今回構築した仕組みをベースに、ご自身で少しずつ改修を重ねながら運用されています。
「自分たちで整えていけるかもしれない」という感覚が、少しずつ広がってきているようです。

今回の取り組みを通して、DXに対する見方にも変化があったと伺いました。
単にシステムを導入することではなく、業務の進め方や考え方そのものを見直していくこと。

その積み重ねが、日々の運用を少しずつ変えていきます。
私たちロケスタも、その運用を見守りながら、「さらに業務を進めやすくするにはどうすればいいか」を、引き続き一緒に考えていきます。

ロケスタが大切にしているのは、現場の中で無理なく育っていくDXです。
仕組みをつくって終わりではなく、使いながら整え続けられること。

ここから少しずつ形を変えながら、日々の業務の中で育ち、進化していきます。

■kintone伴走DX

私たちiTanto（アイタント）は、納品（納めたら終わり）という概念ではなく、導入後もお客様に伴走し個社に合わせたDX支援をおこなってまいります。支援を通じて社内浸透が広がり、DX人材が増えていく。DX支援を通してお客様の事業がさらに発展されることを目的として取り組んでいます。
kintone導入後の、さらなる強化・活用についてお困りの方は、お気軽にご相談ください！

＜取材協力＞

全日本自治団体労働組合 大阪府本部様
〒530-0041　大阪市北区天神橋3-9-27 PLP会館１階
TEL 06-6242-2233
https://www.jichiro-osaka.gr.jp/

＜取材＞

株式会社ロケットスタートホールディングス

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