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kintoneでアプリをパッとつくれる!アプリテンプレートの機能と使い方

公開日: 2024年04月18日 / 更新日: 2024年05月24日


コラムkintone

kintoneでアプリをパッとつくれる!アプリテンプレートの機能と使い方

kintoneでアプリを作成するとき目に入る「アプリテンプレート」機能ですが、十分に活用したいもの。意外と知らない便利な使い方もあったりします。

この記事では、アプリテンプレートの便利な使い方や、ヘルプを隅々まで読まないとわからない細かい仕様まで、詳しくご紹介します。

kintone(キントーン)アプリテンプレートとは?

kintoneのアプリテンプレートは、アプリ作成のいわば「ひな形」です。

アプリテンプレートにはレコードのデータが含まれておらず、設定のみが保存されています。このアプリテンプレートを使用してアプリを作成すれば、設定をいちから作る必要がなく、簡単にアプリの運用を開始できます。

kintone(キントーン)アプリテンプレートの特長

アプリテンプレートには、以下のような便利な使い方があります。

社内でアプリ設計のルールを統一できる

社内でkintoneを使い始めたけれど、アプリをつくる人が複数いるために、氏名や電話番号、住所のフィールドの書き方がアプリごとに全然違う...ということはありませんか?

このようなフォームを含む設定のばらつきは、単純にユーザーがレコードを入力するときに手間取るだけでなく、他のアプリと連携するときにも困難が生じる可能性があります。

名簿や日報など、社内でよく使うアプリテンプレートを登録しておけば、アプリの作成者は統一されたフォームを基にしてアプリを構築できます。

kintoneのアプリ間の連携、データベースとしての考え方はこちらの「kintone(キントーン)をデータベースとして使うために構造を知ろう!」の記事を参照してください。

kintoneアプリのバックアップとして利用できる

kintoneのアプリテンプレートは、kintone内だけでなくテンプレートファイルとしてPCにもダウンロードすることができます。

これはつまり、kintoneの外にアプリの設定をバックアップとして置いておけるということであり、アプリを誤って消してしまったときにも役に立ちます。

複数のkintoneアプリをまとめてひとつのテンプレートとして登録できる

アプリテンプレートには、複数のアプリをまとめてひとつのテンプレートとして保存できます。

この仕様により、似たようなアプリや同じシーンで使うアプリをまとめて作成できる他、ルックアップや関連レコード一覧の参照先アプリもまとめてテンプレートに含まれる仕様になっています。

kintoneアプリの再利用機能との違い

kintoneでアプリを作成する際、「はじめから作成」や「登録済みのテンプレートから作成」などの選択肢の他に「ほかのアプリを再利用」があります。これとアプリテンプレートは何が違うのでしょうか?

アプリテンプレートとアプリの再利用の一番の違いは、複数のアプリをまとめて作成できるかどうかです。

アプリテンプレートは複数のアプリをまとめてテンプレート化できますが、アプリの再利用ではひとつのアプリの設定のみをコピーします。

つまり、元のアプリにルックアップや関連レコード一覧がある場合、アプリテンプレートでは参照先のアプリもまとめて新規アプリとして設定をコピーし作成することになりますが、再利用では参照先のアプリは作成し直すことはなく、元のアプリが参照していたアプリをそのまま参照します。

参照先のアプリもまとめてつくり直したい場合はアプリテンプレート、そうでない場合は再利用と状況に応じて使い分けられるといいですね。

アプリの再利用機能(コピー機能)についてはこちらの「kintoneでアプリをパッとつくれる!アプリテンプレートの機能と使い方」の記事で詳しくご説明しました。

アプリテンプレートの登録からアプリ作成までの手順

それでは、アプリテンプレートを登録してそこからアプリを作成する方法をご紹介します。

なお、アプリテンプレートはkintone内に登録する場合とzipファイルに書き出す場合で2通りの作り方があります。早速見ていきましょう。

準備が必要なもの
- テンプレート化したいアプリ
- アプリの管理権限およびkintoneのシステム管理権限

アプリテンプレートをkintoneに登録し、登録済みのテンプレートからアプリを作成する

1. kintoneのシステム管理画面を開きます。

2. 「アプリテンプレート」をクリックします。

3. 「作成」をクリックしてテンプレートの作成画面を開きます。

4. テンプレート化したいアプリを選びます。ここで複数のアプリを選択すると、まとめてテンプレートとして登録できます。

また、選択したアプリがルックアップで参照している他のアプリは自動的に選択されセットとしてテンプレート化されます。

5. テンプレート名や説明を入力して保存します。

6. テンプレートからアプリを作成するときは「登録済みのテンプレートから作成」を選択すると、保存したテンプレートからアプリを作成できます。

アプリテンプレートをzipファイルとして外部に書き出し、そのファイルからアプリを作成する

kintoneにすでに登録されているテンプレートの場合は、先ほど紹介したシステム管理画面のアプリテンプレートの設定から「書き出す」を選択します。

1つのアプリをzipファイルに書き出したいけど、まだテンプレート化していない、という場合は以下の方法で簡単に書き出すことができます。

1. テンプレート化したいアプリの設定画面を開きます。

2. 「設定」タブから「アプリをテンプレートとしてダウンロード」をクリックします。

3. テンプレート名と説明を入力して「ダウンロード」をクリックするとzipファイルのダウンロードが始まります。このアプリがレコード内で他のアプリを参照している場合は、自動的にそのアプリも一緒にテンプレート化されます。

4. 書き出したテンプレートからアプリを作成するときは「テンプレートファイルを読み込んで作成」を選択すると、テンプレートのアップロード画面が開きます。「参照」をクリックして書き出したzipファイルを選択するとアプリを作成できます。

カスタマイズやアクセス権は引き継げる?テンプレートの細かい仕様をチェック!

アプリテンプレートは、アプリの設定をkintoneの外部にも保存しておける便利な機能ですが、実は一部の設定項目はテンプレートに含まれず、新しいアプリに引き継ぐことができません。

ここではどんな設定項目がテンプレートとして保存できるのか、詳しくご紹介します。

ユーザー選択の初期値が利用環境固有の値の場合引き継げない

フィールドの値や絞り込み条件について、初期値としてユーザーを選択することがありますが、これらユーザー選択の初期値が利用環境固有のものである場合、テンプレートには含まれません。

また、プロセス管理や通知など特定のユーザーを選択するものについてもテンプレートに含まれません。

対象のフィールド・絞り込み条件:

ユーザー選択フィールド、ルックアップフィールドの絞り込み条件、一覧やグラフの絞り込み条件、プロセス管理の作業者、プロセス管理のアクションの実行条件、通知

なお、初期値の設定としては「ログインユーザー」や「優先する組織」など、具体的なユーザー名以外で指定することもできますが、この場合はテンプレートに含まれるという仕様になっています。

ルックアップや関連レコード一覧の設定は一部引き継げる

ルックアップや関連レコード一覧フィールドは、ほかのアプリとデータを連携できる機能です。

これらの設定は、アプリテンプレートにも基本的には含まれている一方で、前述したユーザー選択に関連する情報に関しては含まれていません。

また、何度かご紹介しているように、参照先のアプリについてもまとめてテンプレート化され、それらアプリをばらばらのテンプレートとすることはできません。

つまり、ルックアップで関連付けられた複数のアプリを含むアプリテンプレートからアプリを作成すると、ルックアップ参照元アプリと参照先アプリの両方が生成されます。

そのため、ルックアップ参照先のアプリから、テンプレート化する前の元の参照先アプリを参照させたい場合は、「ほかのアプリを再利用する」機能を使ってアプリを複製するか、テンプレートから作成したのちに対象のフィールドの参照先を変更する必要があります。

グラフの設定は引き継げるが、定期レポートは引き継げない

アプリテンプレートでは、グラフの設定もそのまま複製されますが、ユーザーの絞り込みのほかに定期レポートも引き継ぐことができません。

定期レポートが必要な場合は、テンプレートからアプリを作成したのちに対象のグラフに定期レポートを設定しなおす必要があります。

定期レポートを含む、kintoneのデータ集計機能についてはこちらの記事で詳しくご説明しました。

プラグインごとの設定内容は引き継げないが、有効・無効の設定は引き継げる

また、アプリに設定した各プラグインの設定内容もテンプレートには含まれません。

ただし、そのプラグインが有効かどうかという設定は引き継がれますので、テンプレートからアプリを作成した後に改めてそれらのプラグインの設定をやり直す必要があります。

アクセス権の設定は引き継げない

アプリテンプレートには、アクセス権の設定も含まれません。テンプレートからアプリを作成したときは、運用開始の前に適切にアクセス権を設定するようにしましょう。

アクセス権の公式ヘルプはこちら

また、アプリアクションを操作できるユーザーを限定する「アクションの利用者」の設定については、Everyone(すべてのユーザー)に変更される仕様となっています。

こちらも運用開始前に十分確認するようにしましょう。

アプリの所属するスペースはアプリ作成の場所に依存する

アプリテンプレートには、そのアプリがどこに所属していたかという情報は含まれません。

つまり、あるスペースのアプリをテンプレートにしても、ほかのスペースでテンプレートの読み込みを行うと、後者のスペースにアプリが作成されるということになります。

裏を返すとアプリテンプレートは環境から切り分けて使うことができるということ。

例えば、開発者の方であれば自社の開発用のkintoneの環境でテンプレート化したアプリをお客様の環境にインポートすることが可能です。

引き継げない設定一覧

まとめると、kintoneのアプリテンプレートに含まれない設定は以下の通りです。

- ユーザー選択に関連する初期値・絞り込み条件
- 定期レポート
- 各プラグインの設定内容
- アクセス権
- アクションの利用者
- アプリ管理者用メモ
- APIトークン
- Webhook
- Slack連携
- アプリコード
- 所属するスペース

逆に言うと、これ以外の設定は、JavaScriptカスタマイズも含め基本的にアプリテンプレートに含まれています。

まとめ:kintoneのアプリテンプレートでアプリの作成も効率化

ここまで、kintoneのアプリテンプレートの機能や細かい仕様についてご紹介してきました。細かい仕様など、意外と盲点になっていた項目もあったのではないでしょうか?

アプリテンプレートはうまく活用すればアプリのバックアップとして使うこともできますし、ルックアップなどで関連付いている複数のアプリをセットでコピーすることができる、というとても便利な機能です。

kintoneアプリテンプレートの内容をしっかり把握して、効率的にアプリを作成したいですね。

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